Googleスプレッドシートの便利な使い方

こんにちは。
大阪でWEBコンサルティングとWEB制作をしているワイズオフィスです。

今回はGoogleスプレッドシートについて書きたいと思います。

Googleスプレッドシートとは

はじめに

Googleスプレッドシートとは、検索エンジンで有名なGoogle社が提供する表計算サービスです。Googleドライブというクラウド上にデータが保存されるMicrosoft Excel（エクセル）のようなものです。

Googleドライブでは他にも、Microsoft Word（ワード）のように文章作成の機能を持つGoogleドキュメント、Microsoft PowerPoint（パワーポイント）のようにスライド作成の機能を持つGoogleスライドなどもあります。

Googleスプレッドシートはクラウド上にデータが保存され、複数アカウントで同時閲覧、同時編集できることも大きな特徴です。チーム内で共有したいデータがある場合や、複数人で変種したいときに便利になっていきます。
また、外部ツールとの連携がしやすい仕様であったり、スクリプトを編集することでちょっとした作業の自動化も簡単に実現できたりと、拡張性も非常に充実しています。
 

Microsoft Excel（エクセル）との違い

Microsoft Excel（エクセル）と違って、Googleスプレッドシートは下記のような特徴を持っています。

無料で利用できる

GoogleスプレッドシートはGoogleアカウントを登録すれば、誰でも無料で利用できます。
※有料プランも存在します。

パソコンにインストールが不要

WEB上のサービスになるので、インストールや初期設定などが不要で、すぐに利用開始できます。

複数人で同時に閲覧、編集ができる

データがクラウド上にあるので、会議中に同じデータを閲覧したり、誰かが編集した内容が即時に他の人の閲覧データに反映されます。共同編集もかのうです。

いちいちデータを保存させなくていい

保存のやり忘れや、パソコン上のデータ圧迫などを心配する必要はありません。
※アカウントごとにクラウド上のデータ容量の限界はあります。

 

Googleスプレッドシートの便利機能

メンバーごとに権限管理をする

共有メンバーごとに、閲覧権限のみの人、編集権限も持つ人と権限を振り分けることができます。

エクセルに出力する

クラウド上のデータですが、エクセルの形式に合わせてダウンロードすることができます。ダウンロードしたデータは、エクセルデータとして活用することができます。

編集前データを復元する

誤って編集、削除をしてしまっても、Googleスプレッドシートは編集履歴が残っているので過去のデータを復元することができます。

アドオンを利用してGoogleアナリティクスと連携する

Googleスプレッドシートはアドオン（追加機能実装）が充実しており、それを利用して他サービスとの連携も可能です。同じGoogleのサービスであるGoogleアナリティクスと連携して、解析データをスプレッドシートに自動書き込みさせることもできます。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。現代は無料で便利なツールが非常に充実しております。知っていれば業務効率化に繋がることばかりですので、気になる方はぜひ当社にお問い合わせしてみてください。