RFP（提案依頼書）とは？システムの構築やリプレイスを行うために重要な資料について解説します。

こんにちは。
大阪でWEBコンサルティングとWEB制作をしているワイズオフィスです。

今回はRFPについて書きたいと思います。

RFPとは

RFPとは「Request for Proposal」の略字で「提案依頼書」という意味になります。「このような内容で提案して欲しい」という内容を記載する必要がありますので、具体的には、システム化したい機能や要件、解決したい課題などを記入する書類です。

基本的にシステムの提案は複数社から行ってもらうのが前提です。その中から最適なベンダーを選定するプロセスを進みます。そういった中で、各ベンダーに均一な情報を伝えられるのが、RFPです。
RFP作成には時間がかかりますが、ベンダーへの要求事項が漏れたり、ミスコミュニケーションによって問題が発生する可能性もあります。そういったリスクを避け、より良い提案を受けるためにも、しっかりとしたRFP作成にはメリットがあります。

また、社内的な合意を書面ベースで取れることもメリットです。特にプロジェクト・オーナーである役員層の合意を取ることで、後に問題が発生する可能性を減らすことができます。 

RFPの作り方

基本的にRFPは下記のフレームに沿って作成していくことをお勧めいたします。

本書の目的

システム開発を依頼する目的です。「なぜこのシステムを導入したいのか」、「プロジェクトのゴールはどこにあるのか」を記載します。

プロジェクトの背景

システムを導入することになった背景。経営的課題や業務量の課題など、システムを導入することになった背景を説明するページです。同時に、システムを導入して解決したい現状の課題を説明する場合もあります。

ゴール

プロジェクトのゴール（求める品質や納期、費用）を記載します。RFPには、求める品質や納期、費用などできるだけ可視化できる項目をプロジェクトのゴールに据えます。たとえば品質の項目であれば、「現状課題がすべて解決すること」、「すべての画面処理が5秒未満で完了すること」などの条件をつけましょう。費用の項目であれば、「見積金額以内でプロジェクトが完了する」、納期項目では「〇〇年○○月○○日までに、新システムが問題なく稼働する」など、具体的な条件をつけるとゴールが明確になり、プロジェクトの評価もしやすくなります。

プロジェクトの範囲

開発会社に対し、提案を依頼したいプロジェクトの範囲を説明するページです。「機器の購入から開発まで依頼したい」「システム開発だけを依頼したい」など、プロジェクトの範囲を明確に説明しましょう。範囲を箇条書きでまとめると、簡潔でわかりやすくなります。

会社情報

自社の取扱商品や業種、販売形態などの情報を説明するページです。こちらも箇条書きで記載して問題ありません。自社の紹介パンフレットがあれば、RFPに添付してみるのも手です。
 

システム構成

現在使用しているシステムの構成図や、システムパッケージ（既存の製品版システム）の名前を説明します。構成図が複雑で作成が難しい場合は、システムパッケージ名を洗い出して記載しましょう。

機器情報

自社で現在使用しているPCやサーバ情報を説明します。導入するシステムによって推奨環境や必要なスペックが異なるため、PCの入替作業が発生するケースも。「思わぬ入替作業が必要になって慌てた」という事態にならないよう、PCの台数と基本スペックはしっかり説明しましょう。