Googleスプレッドシートを使って、データベースを作ってみよう。

こんにちは。
大阪でWEBコンサルティングとWEB制作をしているワイズオフィスです。

今回はホームページ会社からの電話営業について書きたいと思います。

環境について

Googleスプレッドシート

みなさんエクセルという表計算ソフトはご存知でしょうか。ビジネスマンの方なら大半は聞いたことがあって、パソコンで仕事をしている方であればほとんどは利用したことがあると思います。

表計算ソフトの便利な点は、情報の管理を効率的に行えることです。Microsoft Excelはその表見さんソフトでも最も有名なソフトウェアです。それに対してGoogleスプレッドシートはMicrosoft Excelと同じような作業を、クラウド（ネット）上で、無料で利用できるGoogleのサービスです。

無料なので誰でも活用でき、クラウドなので複数人での共同作業も可能です。

コンピューターのデータベース

ビジネスにおける情報は、膨大であり、複雑になりがちです。

例えばコンビニ店舗の販売実績を管理しようと思えば、年に数十万といった数の販売実績が発生するはずです。そしてそれぞれに対して販売内容、価格、時間、マーケティングを重視するのであれば購入者の性別、年齢、客単価などの情報が必要です。

それをいちいち紙の表で管理することは不可能ですし、何より紙の情報は取り扱いが非常に不便です。

そこで活用できるのがコンピューターのデータベースです。コンピューターのデータベースとは、コンピューターによって検索や蓄積を容易にできるように整理された情報の集まりです。

コンピューターのデータベースによって先の例のようなコンビニ店舗の膨大な販売実績も容易に管理できますし、その中で知りたい情報があれば簡単にアクセスできるようになります。

データベースの構築方法

一番シンプルなデータベース

データベースというと複雑なものを想像しがちですが、表1枚でも立派なデータベースです。
その意味で顧客情報を下記のように管理することもデータベース化といえます。

 

顧客ID	顧客会社名	電話番号	住所
1	A株式会社	11-1111-1111	北海道札幌市
2	有限会社B	22-2222-2222	青森県青森市
3	A株式会社	33-3333-3333	秋田県秋田市

一番左の顧客IDは顧客それぞれに当てはめるユニークな連番です。ITにおけるユニークとは「他にはない、ただ一つ」という意味です。例えば会社名で言えば世の中に同じ名前のものは存在する可能性がありますが、ここで定義した連番はその表の中ではそれぞれただ一つのものである必要があります。

それによって同じ会社名で発生するエラーなどを回避することができます。

階層型データベース

次にシンプルな形として階層型データベースがあります。階層型とは、階層のように構成され、ツリー構造を持つデータの形式です。
例えば複数事業部ある会社で、さらにその事業部の中にも営業所が複数ある会社の営業所ごとの年度売り上げを管理する場合、３階層に分けて情報を管理する必要があります。
例えば一番大きな階層は会社全体の売り上げです。

	2021年度売り上げ
会社全体	¥10,000,000

次に大きな階層は事業部ごとです。

	2021年度売り上げ
A事業部	¥5,000,000
B事業部	¥3,000,000
C事業部	¥2,000,000

最後は3階層目です。これはA事業部の営業所ごとの売り上げになります。

	2021年度売り上げ
東京営業所	¥3,000,000
名古屋営業所	¥1,000,000
大阪営業所	¥1,000,000

基本的に売り上げ情報というのはボトムアップになるはずなので各営業所の担当者が営業所ごとの売り上げを３階層目に入力し、それを自動計算させれば、２階層目の事業部ごと、１階層目の会社全体の売り上げが自動的に算出されます。